KLPGA/T 사무국 비전자 기록물 정리 및 전산화(DB) 구축 업체 선정을 위한 입찰을
진행하고자 하오니 많은 참여 바랍니다.
Ⅰ. 사업 개요
1. 사업명 : KLPGA/T 사무국 비전자 기록물 정리 및 전산화(DB) 구축
2. 사업목적 :
가. 비전자 기록물 전수조사 및 장기적·전자적 통합관리 기반 마련
나. 비전자 기록물의 분류를 통한 목록화 및 재배치로 한정된 서고의 효율적 사용 가능
다. 종이문서의 전자화를 통해 망실 위험이 있는 중요기록물의 영구 보존 및 과거 문서에 대한 열람 편의 제공
라. 비전자 기록물의 메타데이터 전산화 구축 및 분류 정보(부서별, 업무별 등) 활용한 쉽고 편리한 자료 탐색 가능
3. 사업방향 :
가. 비전자 기록물의 보존·관리 환경을 개선함으로 훼손·분실을 방지 하고 체계적이고 안전한 기록물 관리 환경 조성
나. 비전자 기록물의 체계적인 전산화 구축으로 신속·정확한 자료 검색으로 업무의 효율성·생산성 및 편의성 제고
4. 사업기간 : 2024.03.07 ~ 2024.07.06.(4개월)]
5. 사업예산 : 1.4억원(VAT 포함) - KLPGA : 7천만원 / KLPGT : 7천만원
※ 입찰금액은 반드시 부가가치세를 포함하여 제출하여야 하며, 제출된 금액은 부가가치세를 포함한 금액으로 간주함.
6. 사업범위 및 장소
가. 사업범위 : 문서고에 보존 중인 비전자 기록물로 종이에 생산된 문서는 모두 범위에 포함함.
나. 사업장소 : 별도 협의하여 결정하는 장소
7. 사업 내용
가. 비전자 기록물 전수조사 및 선별·재편철·목록화 등을 통한 정리 및 스캐닝 실시 후 서고 재배치
1) 각 문서별 분류 정보를 정확히 입력하여 전자화한 비전자 기록물을 구분하여 목록화하여야 한다.
2) 지정한 장소에서 전산장비와 스캐너를 활용한 비전자 기록물을 스캐닝 하여 전자화하여야 한다.
3) 비전자 기록물 디지털 변환 후 중요도에 따라 재편철하여 문서고에 재배치하여야 한다.
나. 체계적인 분류를 통한 전산화 및 원문 검색 프로그램 도입
1) 정보 입력 오기에 대한 대응방안으로 문서의 모든 페이지를 OCR(인식율 98% 이상)을 적용하여 검색 가능한 문서파일형태로 제작하여야 한다.
2) 모든 문서파일 형태에 대한 OCR 처리된 텍스트를 추출하여 DB로 제작, 이에 대한 원문 검색이 가능한 프로그램을 제공 해야 한다.
3) 디지털 변환한 이미지의 보정 및 메타데이터(색인) 입력으로 기록물 관리 시스템을 활용하여 전산화(DB)하여야 한다.
Ⅱ. 비전자 기록물 정리 및 전산화(DB) 구축 방안
1. 비전자 기록물 정리 및 전산화(DB) 구축 절차
가. 1단계 : 자료 준비
1) 보유 기록물 목록 현황 조사 : 보존문서 기록대장 작성
2) 대상기록물 선별 : 사업대상 기록물 선별 및 작업장 준비
3) 기록물 반출 및 정리 : 철목록 확인, 작업장 기록물 반입
나. 2단계 : 기록물 정리
1) 기록물 분류 : 기록물 건별 분류, 보수, 세척, 넘버링 등
2) 기록물 정리 검증 : 기록물 해철, 보수, 분류 등 오류 점검
다. 3단계 : 색인 목록 등록 및 재분류 작성
1) 기록물 색인 입력 및 색인 검증
2) 색인목록작성 시 문서의 분류, 페이지 부여 등 이전 작업이 정확히 되었는지 등을 확인한 후 색인목록 작성을 함.
3) 색인목록은 향후 신속한 검색을 위한 핵심단어(키워드)를 정확하게 기록하여야 하며, 별도의 주요한 검색어를 추가로 기록(내용 요약 등)하여 검색의 다각화를 이룰 수 있도록 함.
라. 4단계 : 이미지 디지털화
1) 스캐닝 : 페이지가 부여된 모든 문서 및 사진 기록물을 스캐닝하여야 함.
2) 이미지 보정 및 검사 :
가) 모든 스캔 이미지를 육안으로 확인하며 보정 및 점검 작업 (기울기, 노이즈, 회전 등)을 실시해야함.
나) 이미지 데이터는 컴퓨터를 이용하여 검색·활용되므로 정확 하고 선명하게 검사하고 보정해야 함.
마. 5단계 : 데이터베이스 구축 및 원문검색프로그램 도입
1) 데이터베이스 구축
2) 표본검사 : 구축한 DB에서 표본 추출 후 원본 기록물과 비교
3) 품질검사
4) 데이터 베이스를 활용한 원문검색프로그램 도입
바. 6단계 : 원본기록물 재편철, 서가 배치 및 서고 정리
사. 7단계 : 하자보수·기술이전
1) 하자보수기간은 검수 완료일로부터 1년으로 한다.
단, 사업내용의 누락이 발생되었을 경우 하자보수기간에 구애받지 않고 계속 보수하여야 한다.
2) 제안사가 사업 완료 후 제출한 모든 성과물(전산파일 등 모든 기록물)과 관련한 데이터 손실, 특정 버그에 의한 손상 등 문제가 발생하였을 경우 본 사업을 진행한 제안사가 책임지고 처리해야 한다.
3) 만약 검수 과정에서 발견되지 않은 하자가 추후에 발견될 경우에는 하자 통보를 받은 날로부터 7일 이내에 재작업 하여 제출해야 하며, 이때의 비용은 제안사가 전액 부담 해야 한다.
4) 제안사는 사업 완료 후 성과물의 유지관리에 대한 기준을 제시해야 한다.
5) DB시스템 이상 발생 시 특별한 경우를 제외하고 12시간 이내에 복구 조치를 해야 함.
6) 제안사는 중요기록물 전산화(DB) 구축 사업이 종료된 후, 사업을 추진하며 습득하게 된 기술과 지식에 대하여 보고서를 작성 제출해야 한다.
7) 운용요령에 대하여 충분히 기술 이전 및 교육을 통해 자체적 으로 운영하는데 문제가 없도록 해야 한다.
Ⅲ. 입찰 안내
1. 입찰 개요
가. 입찰 방법 : 제한 경쟁 입찰
나. 계약 방법 : 우선협상대상자 선정 후 협상에 의한 계약
다. 추진 일정 :
| 구분 |
일정 |
| 입찰공고 |
2024.02.26(월) |
| 서류접수 |
입찰 공고일 ~ 2024.03.03(일) 14:00까지 제출 |
| 제안서 발표 및 평가 |
2024.03.04(월) |
| 우선 협상 대상자 |
개별통보 |
| 계약 체결 |
최종 우선협상자 선정 후 1주일 이내 |
※ 상기 일정은 협회(투어) 내부 상황에 따라 변동될 수 있음
2. 참가 자격
가.「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제12조 및 동법 시행규칙 제14조의 규정에 의한 경쟁 입찰 참가 자격을 갖춘 업체
나. 입찰 공고일 전일 기준 「국가를 당사자로 하는 계약에 관한 법률 시행령」 제76조에 의거 부정당업자로 지정되지 않은 업체
다. 「소프트웨어산업진흥법」제24조에 의거 사업부문이 소프트웨어 사업자(데이터베이스 제작 및 검색서비스사업, 업종코드:1470)로 등록한 업체
라. 중소기업제품 구매촉진 및 판로지원에 관한 법률 제8조의 중소기업자로서 「중․소기업 소상공인 및 장애인기업 확인요령」에 따른 「중소기업확인서」 및 동법률 제9조에 따른 「직접생산확인증명서」(경쟁물품명 : 자료처리업무, 세부품명 : 데이터 처리서비스(8111200201)) 를 소지(입찰일 전일 이전에 발급한 것으로 유효기간 내에 있어야 함)한 자
마. 기록물 정리 및 색인 등 일관된 작업을 위하여 단독입찰만 가능하며, 공도수급 및 협력업체는 참여 불가(하도급 금지)
바. 신용평가등급 BB- 이상인 업체
- 입찰공고 마감일 기준 유효한 국내신용평가 기관의 신용 평가서 등급 기준
3. 서류 제출 방법 및 서류 안내
가. 제출방법 : (이메일접수) chajh@klpga.com
※ 제출(입찰 및 제안서) 서류 날인 후 스캔하여 제출하여야 함.
나. 제출서류 :
1) 입찰참가신청서(별지서식1) 및 구비서류* 일체
* 별지서식에 기재된 사업자등록증 사본, 국세 및 지방세 완납 증명서, 위임장(대리인 참가시) 및 재직증명서, 신용평가등급
확인서(신용 평가기관), 공고일 기준 3년 이내 실적증명서, 소프트웨어사업 수행 실적확인서, 중소기억확인서 및 직접생산
확인서, 안전보건관리준수 서약서, 보안각서, 서약서, 개인(신용)정보 수집이용 및 제공 표준 동의서를 포함해서 입찰참가
신청서와 함께 제출
2) 제안서 각 7부
3) 가격제안서 각 1부(별도 밀봉 제출)
4) 제안서, 제안서 설명회 발표자료, 내용이 담긴 USB 1본
Ⅳ. 문의 :
- KLPGA 경영지원본부 차지해 과장(02-560-4426 / chajh@klpga.com)
